Die konkreten Kosten für Lizenz- und Abomodelle hängen stark davon ab, welchen Funktionsumfang du wählst und wie viele Personen mit der Software Rechnungen schreiben und verwalten sollen. Für eine erste Einschätzung kannst du mit folgenden Kosten pro Monat kalkulieren:

• Selbständige, Einzelunternehmen: kostenlos bis ca. 10 Euro 

• Kleinunternehmen (bis zu 5 zugriffsberechtigte Personen): ca. 15 bis 30 Euro 

• Mittelständisches Unternehmen (mehr als 5 zugriffsberechtigte Personen): ca. 20 bis 40 Euro pro Nutzendem

• Premiumlösungen: ab 50 Euro pro Nutzendem

Diese Zahlen beziehen sich auf monatliche Zahlungen. Oft gibt es Rabatte, wenn du dich für eine jährliche Zahlung entscheidest oder von vornherein einen langen Nutzungszeitraum festlegst. Hier lohnt es sich besonders, die Rechnungssoftware zunächst für einen gewissen Zeitraum kostenfrei zu testen. Dieses Angebot besteht in der Regel bei allen seriösen Anbietern und erleichtert dir die Entscheidung für ein bestimmtes Programm und Abomodell. 

Sobald klar ist, worauf es dir bei einem Rechnungsprogramm ankommt, startet die Suche. Du wirst schnell feststellen, dass einige Namen immer wieder auftauchen. Andere werden hingegen eher als Geheimtipps oder im Zusammenhang mit branchenspezifischen Aufgaben erwähnt. 

Generell bieten etablierte Anbieter oft einen großen Funktionsumfang, punkten bei der Rechtssicherheit und genießen branchenübergreifend hohes Vertrauen. Zudem ist die Chance höher, dass du dich mit anderen Nutzenden über Anwendung und Funktionsweise austauschen kannst.

Im Gegensatz dazu profitierst du bei vergleichsweise neuen und innovativen Anbietern oft von einer stark nutzerorientierten, intuitiven Bedienung und einer hohen Automatisierung der Prozessabläufe. Dazu kommt, dass diese Rechnungstools oft günstiger sind und sich speziell an den Bedürfnissen von Freelancern oder KMU orientieren.

Um herauszufinden, welche Rechnungserstellungssoftware für deinen Arbeitsalltag geeignet ist, kannst du dich im SELLWERK Marktplatz umsehen. Dort gibt es eine große Auswahl an Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen für verschiedene Einsatzzwecke. Unter dem Reiter „Review“ findest du bei vielen Programmen auch eine Sternebewertung und eine ausführliche Vorstellung mit allen Vor- und Nachteilen. Für einen ersten Überblick listen wir einige Beispiele auf.

• DATEV ist ein umfassendes Buchhaltungs- und Steuerprogramm, das du auch für deine Rechnungsstellung nutzen kannst. Die Schnittstellen ermöglichen eine direkte Datenübertragung an Steuerberatung und Finanzamt. Falls du Support brauchst, stehen dir zahlreiche Kanäle zur Verfügung. Mit integrierter Lohnabrechnung und Bilanzierung ist das Programm vor allem für größere Unternehmen geeignet.

• lexoffice ist die cloud-basierte Buchhaltungslösung von Lexware, die sich direkt an KMU richtet. Die Rechnungssoftware ermöglicht eine intuitive Bedienung und hat grundlegende Funktionen zur Rechnungsstellung, Einnahmen- und Ausgabenübersicht, Mahnwesen und Steuererklärung. Besonders interessant sind die direkte Verbindung mit deinem Online-Banking, die einen automatisierten Kontenabgleich ermöglicht, sowie die Möglichkeit zur einfachen und doppelten Buchhaltung und Schnittstellen zu Handwerkstools wie HERO oder openHandwerk.

• sevDesk ist ebenfalls cloudbasiert, richtet sich jedoch speziell an Selbstständige und Unternehmen in der Gründungsphase. Aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit, des hohen Automatisierungsgrads und des bequemen Zugriffs über mobile Endgeräte ist das online nutzbare Rechnungsprogramm besonders bei kleinen Unternehmen mit flexiblen Strukturen beliebt. Bei speziellen Anforderungen und komplexen Buchhaltungsaufgaben kann es hingegen an seine Grenzen stoßen.

• Papierkram bietet alle Funktionen rund um die Rechnungserstellung, die je nach Tarif mit Zusatzfunktionen ergänzt werden können. Allerdings können die Rechnungen nur in Euro erstellt werden und müssen anschließend exportiert und mit deinem eigenen E-Mail-Programm versendet werden. Besonders interessant ist die sehr gute Zeiterfassung, mit der die zeitbasierte Abrechnung von Leistungen zum Kinderspiel wird. 

• BuchhaltungsButler richtet sich an KMU, die ihre Rechnungsverwaltung und Buchhaltung optimieren und automatisieren wollen. Das Programm überzeugt durch intuitive Bedienung, einen niederschwelligen Einstieg und umfassende Datensicherheit. Auch die Nutzung auf Mobilgeräten ist möglich, allerdings ist der Funktionsumfang in diesem Fall eingeschränkt. Da sich das Programm vor allem auf die Buchhaltung konzentriert, fehlen Funktionen für Zahlungserinnerung und Mahnungen.

• Billomat ist eine gute Lösung für KMU und Freiberufler, mit der sich die grundlegenden Aufgaben der Rechnungslegung schnell und teils automatisiert erledigen lassen. Besonders überzeugend sind die Schnittstellen zu Zahlungs- und CRM-Systemen, mit denen du die Abläufe in deinem Unternehmen optimieren und beschleunigen kannst, und die Zeiterfassung, die für Handwerksbetriebe wichtig ist. Die cloudbasierte Rechnungssoftware ist GoBD-konform und ermöglicht Rechnungen in Fremdwährungen.

• Bei FastBill ist der Name Programm. Für viele Prozesse wie die Rechnungserstellung und eventuelle Zahlungserinnerungen lassen sich automatisierte Lösungen einrichten. Mit einer praktischen Kunden- und Produktverwaltung sowie einer integrierten Zeiterfassung ist das Rechnungstool sowohl für den Einzelhandel als auch das Handwerk interessant. Ein Nachteil ist allerdings, dass das Mahnwesen eine kostenpflichtige Zusatzfunktion ist.

All diese Programme kannst du 14 Tage oder einen Monat kostenfrei testen und dabei prüfen, ob das Rechnungsprogramm für deinen Arbeitsalltag geeignet ist. Hilfreich bei der Entscheidung sind mitunter auch die Gruppen der SELLWERK Community, wo du dich mit anderen Unternehmern und Unternehmerinnen austauschen und nach Empfehlungen fragen kannst.